Writing B2 Business German: Model Letters, DIN 5008 & Rubrics
Updated: · LexDeutsch editorial team
The guide to writing in telc B2 Beruf: the reply to a complaint and the forum post, pacing, marking criteria, phrase banks, DIN 5008 formatting and two practice letters from working life.
How many points is writing worth in telc B2 Beruf?
Writing is one of the exam’s four skills (Reading, Listening, Writing, Speaking), each worth 60 points, 240 in total. The 60 writing points also include the Sprachbausteine (6 points) and the phone note (6 points); most of them come from the reply to a complaint and the forum post. You pass with at least 144 of 240 points in total and at least 36 of 60 in at least three of the four skills; one weaker skill is compensated if it has 24–35 points.
A good mark rests on four pillars: First, every point of the task must be covered in substance. Second, the reply email must follow the German DIN 5008 business letter layout. Third, a formal B2 register rich in noun-verb collocations counts. Fourth, disciplined pacing in both subtests prevents unfinished texts.
How should you split your writing time?
The two writing tasks sit in two different subtests of the written exam (125 minutes, no break):
Part 1: 2 questions (a/b/c) · Part 2: reply to a complaint
Solve the two reading items quickly and use the rest of the time for the reply email: respond to every point of the complaint, offer a resolution and stay polite and formal. Reading and "Lesen und Schreiben" run as one 65-minute block.
12 gaps + forum post (topic A or B)
Work through the Sprachbausteine (6 gaps with the words a–j, 6 multiple choice) quickly and keep most of the time for the forum post: give reasons for your opinion, add examples, write in paragraphs.
Systematic Proofreading & Polish
Check each text against four questions: Are all points of the task covered? Is the verb at the end of subordinate clauses? Is capitalisation correct? Is there NO comma after the sign-off?
Which DIN 5008 rules apply to the business letter?
Breaking these conventions looks unprofessional and can cost points in the marking:
1. The Subject Line (Betreffzeile)
Never prefix the subject line with "Betreff:". Bold the line and NEVER end it with a full stop.
2. Punctuation After Salutation
After "Sehr geehrte Damen und Herren,", place a comma. The subsequent opening sentence ALWAYS starts with a lowercase letter.
3. The Sign-off Formula (Grußformel)
The standard formula is "Mit freundlichen Grüßen". Unlike English ("Sincerely,"), German DIN 5008 strictly PROHIBITS a comma after this line.
4. Paragraph White Space
Insert a clean blank line between introduction, body paragraphs, and sign-off. A continuous unspaced block of text costs marks for communicative design.
Model answer: replying to a complaint
This is what the writing task in the "Lesen und Schreiben" part looks like: your team lead forwards you a customer complaint and notes what you should address. Your e-mail must cover every point and make a clarification possible. The whole part (2 reading questions + the e-mail) takes 20 minutes. The situation and texts are a LexDeutsch example.
Situation
You work in customer service at Frischküche Catering GmbH, which delivers lunch every day to Weber Elektrotechnik GmbH. The office manager, Ms Berger, has complained. Your team lead asks you to reply to her.
The customer's e-mail
Von: Petra Berger (Weber Elektrotechnik GmbH) · An: Kundenservice Frischküche Catering GmbH
seit zwei Wochen kommt unser Mittagessen fast jeden Tag zu spät, oft erst um 12:30 Uhr. Unsere Mittagspause beginnt aber um 12:00 Uhr. Außerdem fehlten zweimal die vegetarischen Portionen, sodass einige Kolleginnen und Kollegen nichts essen konnten.
Bisher waren wir mit Ihrem Service sehr zufrieden. Ich erwarte bis Freitag eine Erklärung und eine Lösung.
Team lead's note
Weitergeleitet von: Tobias Henke, Teamleiter Kundenservice
Hallo, bitte antworten Sie Frau Berger höflich, die Firma Weber ist ein wichtiger Kunde. Sie können ihr den Grund für die Verspätungen nennen (Baustelle auf der Hauptstraße, ein Fahrer ist krank). Ganz wichtig: Schreiben Sie ihr, wie wir das Problem lösen (ab Montag ein zweites Fahrzeug, Checkliste vor jeder Fahrt), und bieten Sie ihr eine Gutschrift für die fehlenden Portionen an. Danke! Tobias Henke
What your reply must do
- write politely and formally (subject line, salutation, Sie form, closing)
- apologise and show understanding
- give the reason for the problems
- describe the solution for the future
- offer the credit note and make a clarification possible (e.g. offer a phone call)
Model reply (e-mail, in German)
vielen Dank für Ihre E-Mail. Es tut uns sehr leid, dass unser Mittagessen in den letzten zwei Wochen oft zu spät bei Ihnen angekommen ist und zweimal vegetarische Portionen gefehlt haben. Ich kann Ihren Ärger gut verstehen, denn Ihre Mitarbeitenden haben nur eine kurze Mittagspause.
Der Grund für die Verspätungen ist eine Baustelle auf der Hauptstraße, wegen der unsere Fahrer einen Umweg fahren müssen. Außerdem ist zurzeit ein Fahrer krank.
Deshalb setzen wir ab kommendem Montag ein zweites Fahrzeug ein, sodass das Essen spätestens um 11:45 Uhr bei Ihnen ist. Zusätzlich kontrolliert eine Kollegin vor jeder Fahrt die Bestellung mit einer Checkliste. Für die fehlenden Portionen erhalten Sie eine Gutschrift auf Ihrer nächsten Rechnung.
Wenn Sie Fragen haben, rufen Sie mich gern an. Gern bespreche ich die Lösung auch persönlich mit Ihnen.
How the reply meets the marking criteria
I. Kommunikative Aufgabenbewältigung (task completion): Every point from the team lead is covered: apology, reason (roadworks, driver off sick), solution (second vehicle, checklist), credit note. Offering a phone call makes clarification possible.
II. Kommunikative Gestaltung (organisation): Subject line, personal salutation, one paragraph per content point, closing formula. The tone is polite and formal; connectors such as "denn", "außerdem", "deshalb", "sodass" link the sentences.
III. Formale Richtigkeit (accuracy): Clear main and subordinate clauses, correct verb position after "deshalb" and in "dass"/"sodass" clauses; simple and correct beats complicated and wrong.
IV. Spektrum sprachlicher Mittel (range): Typical workplace phrases: "Es tut uns sehr leid, dass …", "ein Fahrzeug einsetzen", "eine Gutschrift erhalten", "Ich kann Ihren Ärger gut verstehen".
Length: about 120–150 words as a guide (a LexDeutsch recommendation, not an exam requirement). What matters is that every point from the team lead appears.
Model Letters to Study & Copy
Two practice letters from working life (not exam formats: in the exam you reply to a complaint and write a forum post). Select a letter to see the scenario, content points and full text:
„Your company ordered 15 ergonomic office chairs two weeks ago. Upon receipt yesterday, 4 chairs had damaged pneumatic cylinders and 3 armrests were missing. Telephone support was unreachable. Draft a formal defect claim to the furniture vendor’s managing director.“
mit Bezug auf unsere Bestellung über 15 ergonomische Bürostühle (Bestell-Nr. BS-9042, Lieferschein-Nr. LS-8812) vom 24. September 2026 wende ich mich an Sie, um eine dringende Beanstandung vorzubringen.
Bei der gestrigen internen Warenannahme und Qualitätsprüfung mussten wir bedauerlicherweise feststellen, dass die Lieferung erhebliche Qualitätsmängel aufweist. Bei vier Stühlen sind die Gasdruckfedern defekt, sodass eine Höhenverstellung unmöglich ist. Zudem fehlen insgesamt drei der bestellten verstellbaren Armlehnen. Da unsere neuen Arbeitsplätze ab kommenden Montag bezugsfertig sein müssen, beeinträchtigt dieser Vorfall unsere betrieblichen Abläufe massiv.
Mehrere Versuche, Ihren telefonischen Kundenservice am gestrigen Nachmittag zu erreichen, blieben leider erfolglos. Wir fordern Sie hiermit höflich, aber nachdrücklich auf, für eine kostenfreie Nachbesserung oder den Austausch der mangelhaften Exemplare zu sorgen. Als verbindlichen Termin für die mangelfreie Ersatzlieferung setzen wir Ihnen Freitag, den 16. Oktober 2026.
Sollten die beanstandeten Mängel bis zu diesem Datum nicht vollständig behoben sein, sehen wir uns gezwungen, vom Kaufvertrag zurückzutreten und einen Deckungskauf bei einem Drittanbieter auf Ihre Kosten vorzunehmen. Überdies behalten wir uns die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen vor.
Wir vertrauen auf eine zügige und professionelle Abwicklung dieser Reklamation.
What criteria are the texts marked on?
Under the DTB B2 marking criteria, the reply to the complaint and the forum post are marked against these four criteria:
I. Task Completion (Kommunikative Aufgabenbewältigung)
Highest PriorityHave all points of the task been fully and substantively addressed? Omitting even one point clearly lowers the score.
II. Communicative Design
Layout & RegisterDoes the document comply with DIN 5008 standards? Is the tone formally appropriate and free of casual colloquialisms? Are transitions seamless?
III. Formal Accuracy
Grammar & SyntaxGrammar precision: main and subordinate clause verb positioning, noun-adjective agreements, prepositions, passive voice, and spelling.
IV. Range of Language (Spektrum sprachlicher Mittel)
B2 Professional LexisUse of nuanced business German lexis: noun-verb collocations (NVV), professional terminology, and avoidance of generic A2/B1 verbs.
Essential B2 Business Letter Phrase Toolkit
Memorize these high-yield building blocks to write with confidence and style:
Reference & Opening
- ›„Bezugnehmend auf unsere bisherige Korrespondenz vom... wende ich mich an Sie.“
- ›„Mit Bezug auf das geführte Telefonat mit Herrn Müller am gestrigen Vormittag...“
- ›„Wir nehmen Bezug auf Ihr Schreiben vom 12. d. M. bezüglich des Auftrags Nr....“
- ›„Aus gegebenem Anlass sehe ich mich veranlasst, Ihnen diesen Sachverhalt darzulegen.“
Stating Defects & Problems
- ›„Bei der heutigen Warenannahme mussten wir bedauerlicherweise feststellen, dass...“
- ›„Entgegen den vertraglichen Vereinbarungen weisen die gelieferten Teile gravierende Mängel auf.“
- ›„Dieser Umstand führt in unserer Produktion zu erheblichen Betriebsunterbrechungen.“
- ›„Zu unserem Bedauern entspricht die ausgeführte Dienstleistung keineswegs dem vereinbarten Qualitätsstandard.“
Setting Deadlines & Demands
- ›„Wir bitten Sie daher höflich, aber nachdrücklich, uns bis spätestens [Datum] Ersatz zu liefern.“
- ›„Als verbindliche Frist für die Mängelbeseitigung setzen wir Ihnen Freitag, den [Datum].“
- ›„Wir fordern Sie auf, die Nachbesserung unverzüglich und auf Ihre Kosten durchzuführen.“
- ›„Wir wären Ihnen sehr dankbar, wenn Sie die Angelegenheit mit höchster Priorität bearbeiten könnten.“
Legal Recourse & Conclusion
- ›„Sollte die Frist fruchtlos verstreichen, behalten wir uns rechtliche Schritte vor.“
- ›„Andernfalls sehen wir uns gezwungen, vom Vertrag zurückzutreten und Schadensersatz einzufordern.“
- ›„Wir vertrauen auf eine einvernehmliche und für beide Seiten zufriedenstellende Lösung.“
- ›„Für Rückfragen stehe ich Ihnen unter der angegebenen Durchwahl jederzeit zur Verfügung.“
Test Day Checklist (Writing Module)
Confirm these 6 criteria before handing in your exam paper:
Practise writing interactively now
Use the LexDeutsch writing trainer: sentence templates for the complaint reply and the forum post, model sentences, sample letters and useful phrases.
Interactive Knowledge Check: DIN 5008 & B2 Letter Structure
Test your understanding of formal standards, task points, and word count with instant feedback.
1. What does the reply to a complaint in telc B2 Beruf (Lesen und Schreiben Part 2) require?
2. How is the subject line formatted according to the German business letter standard DIN 5008?
3. Which salutation and punctuation is required when the recipient (e.g., Dr. Müller) is known by name?
4. How many words are required for the telc B2 Beruf writing tasks?
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Frequently asked questions
How many points do you need in telc B2 Beruf writing?
Writing is one of four skills worth 60 points each (240 in total); it also includes the Sprachbausteine (6 points) and the phone note (6 points). You pass with at least 144 of 240 points in total and at least 36 of 60 in at least three of the four skills; one weaker skill is compensated if it has 24–35 points.
How long is the writing part and what are the tasks?
There are two writing tasks in two subtests: the reply to a complaint in "Lesen und Schreiben" (20 minutes, together with 2 reading items) and a forum post on topic A or B in "Sprachbausteine und Schreiben" (35 minutes, together with 12 gaps).
Which forum post topic should I pick: A or B?
Pick the topic for which you can think of the most arguments, examples and specialist terms. For the reply to the complaint there is no choice: you react to the complaint you are given.
How many words should the texts have?
No word count is set; the texts are marked against the criteria. What counts is that every point of the task is fully covered. LexDeutsch tip: about 150 words per text is usually enough to develop each point well.
Which DIN 5008 rules do I need to follow in the letter?
The subject line has no “Betreff:” label and no full stop at the end. The salutation ends with a comma, and the next sentence starts in lower case unless its first word is a noun. There is no comma after “Mit freundlichen Grüßen”.
How much do grammar mistakes count compared with content?
The letter is marked on task completion, communicative design, formal accuracy and vocabulary. A few grammar slips are survivable, while a missing content point or a casual tone usually costs more. So secure content, DIN 5008 layout and a formal register first.