German Office & Business Vocabulary B2: 40 Essential Terms, Phrases & Practical Guide 2026

"Aufgrund unvorhergesehener Lieferverzögerungen müssen wir beim Auftraggeber eine Fristverlängerung bis Ende nächster Woche beantragen."

↳ Due to unforeseen delivery delays, we must request a deadline extension from the client until the end of next week.

"Mit der erfolgreichen Migration des ERP-Systems haben wir den wichtigsten Meilenstein im ersten Quartal planmäßig erreicht."

↳ With the successful migration of the ERP system, we reached the key milestone of the first quarter on schedule.

"Die Schnittstelle zwischen Vertrieb und Logistik muss dringend optimiert werden, um Reibungsverluste bei Eilaufträgen zu vermeiden."

↳ The interface between sales and logistics must be optimized urgently to prevent friction on priority orders.

"Im jährlichen Mitarbeitergespräch legen wir die individuellen Zielvereinbarungen für das kommende Geschäftsjahr verbindlich fest."

↳ In the annual performance review, we bindingly establish individual target agreements for the upcoming fiscal year.

"Durch krankheitsbedingte Ausfälle im Entwicklerteam ist ein personeller Engpass bei der Fertigstellung des Moduls entstanden."

↳ Due to sick leave in the development team, a staffing bottleneck has arisen in completing the module.

"Alle Abteilungsleiter sind angewiesen, die strengen Kostenvorgaben der Geschäftsführung für das laufende Quartal einzuhalten."

↳ All department heads are instructed to comply with management strict budget specifications for the current quarter.

"Der Projektkoordinator hat den detaillierten Ablaufplan an alle Beteiligten zur Prüfung und Freigabe versandt."

↳ The project coordinator sent the detailed schedule of operations to all stakeholders for review and sign-off.

"Angesichts knapper Deadlines müssen wir eine strikte Priorisierung der offenen Tickets im Backlog vornehmen."

↳ In light of tight deadlines, we must implement a strict prioritization of open backlog tickets.

"Für die Umsetzung des Sicherheitsaudits stehen uns im zweiten Halbjahr zusätzliche finanzielle Ressourcen zur Verfügung."

↳ Additional financial resources will be available to us in the second half of the year for the security audit implementation.

"Durch die Einführung der neuen Cloud-Software konnten wir den internen Arbeitsablauf bei der Rechnungsprüfung spürbar beschleunigen."

↳ By introducing the new cloud software, we significantly accelerated the internal workflow for invoice verification.

"Der Abteilungsleiter bittet darum, zusätzliche Punkte bis spätestens Donnerstag zur Tagesordnung anzumelden."

↳ The department head requests that any supplementary items be added to the agenda no later than Thursday.

"Frau Berger führt heute das Protokoll und stellt die Zusammenfassung bis morgen Mittag in das Intranet."

↳ Ms. Berger will take the minutes today and upload the summary to the company intranet by noon tomorrow.

"Da mehr als die Hälfte der stimmberechtigten Abteilungsleiter anwesend ist, ist die Beschlussfähigkeit der Sitzung gegeben."

↳ Since more than half of the voting department heads are present, the meeting has achieved the required quorum.

"Gegen den vorgeschlagenen Zeitplan hat die Rechtsabteilung schwerwiegende datenschutzrechtliche Einwände erhoben."

↳ The legal department raised serious data protection objections against the proposed timetable.

"Weil wichtige Unterlagen der Wirtschaftsprüfer noch fehlten, beantragte der Vorstand die Vertagung der Abstimmung auf nächste Woche."

↳ Because critical auditor documents were still missing, the executive board moved to adjourn the vote until next week.

"In der Beiratssitzung besitzen ordentliche Mitglieder ein volles Stimmrecht, während Gäste lediglich beratend mitwirken."

↳ In the advisory council meeting, full members possess voting rights, while guests participate strictly in an advisory capacity.

"Bevor wir eine formelle Entscheidung fassen, möchte die Projektleitung ein kurzes Meinungsbild per Handzeichen einholen."

↳ Before we take a formal decision, the project leadership would like to conduct a brief straw poll by a show of hands.

"Der Lenkungskreis verlangt zum Monatsende einen Zwischenbericht über den aktuellen Budgetverbrauch."

↳ The steering committee requires an interim report on current budget utilization by the end of the month.

"Ich kann diesen Vertrag erst nach Rücksprache mit der Geschäftsleitung verbindlich unterzeichnen."

↳ I can only sign this contract bindingly after consulting with executive management.

"Der Moderator bittet die Konferenzteilnehmer, bei Wortmeldungen das digitale Handhebe-Tool zu nutzen."

↳ The moderator asks conference participants to use the digital raise-hand tool when requesting to speak.

"Geben Sie bei der Bestellung von Büromaterial bitte stets die Kostenstelle Ihrer Abteilung an."

↳ When ordering office supplies, please always specify your departments cost center.

"Sobald die gegengezeichnete Auftragsbestätigung vorliegt, können die Zulieferer mit der Fertigung beginnen."

↳ As soon as the countersigned order confirmation is available, the suppliers can begin manufacturing.

"Wir fordern von mindestens drei verschiedenen Agenturen einen detaillierten Kostenvoranschlag an, bevor wir den Auftrag vergeben."

↳ We request a detailed cost estimate from at least three different agencies before awarding the contract.

"Die Personalabteilung stellt die monatliche Gehaltsabrechnung verschlüsselt im Mitarbeiterportal bereit."

↳ The HR department provides the monthly payslip in encrypted form via the employee portal.

"Dauert die Krankheit länger als drei Kalendertage, braucht der Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung."

↳ If the illness lasts longer than three calendar days, the employer needs a medical certificate of incapacity for work.

"Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch nach Bundesurlaubsgesetz beträgt bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstage."

↳ The statutory minimum leave entitlement under the Federal Holidays Act is 20 working days for a five-day workweek.

"Unsere Überstundenregelung sieht vor, dass geleistete Mehrarbeit bevorzugt durch Freizeitausgleich abgegolten wird."

↳ Our overtime policy stipulates that excess hours are preferably compensated through time off in lieu.

"Bitte reichen Sie alle Originalbelege für die Dienstreise zusammen mit der Spesenabrechnung bis Monatsende ein."

↳ Please submit all original receipts for the business trip together with the expense report by month end.

"Nach § 622 BGB verlängert sich die gesetzliche Kündigungsfrist für den Arbeitgeber mit zunehmender Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters."

↳ Under Section 622 BGB, the statutory notice period for employers increases with the employee years of tenure.

"Während der sechsmonatigen Probezeit kann das Arbeitsverhältnis von beiden Parteien mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden."

↳ During the six-month probationary period, the employment contract may be terminated by either party with two weeks notice.

"Vor Beginn der Sondierungsgespräche mit dem Kooperationspartner muss eine wechselseitige Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet werden."

↳ Before commencing preliminary talks with the strategic partner, a mutual non-disclosure agreement must be executed.

"Die Erfassung von Kundendaten auf der Firmenwebsite muss vollumfänglich den strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen."

↳ The collection of customer data on the corporate website must fully comply with the stringent provisions of the GDPR.

"Die Druckerei darf den Katalog erst drucken, nachdem die Marketingleitung die endgültige Freigabe schriftlich erteilt hat."

↳ The printing shop may only print the catalog once marketing leadership has granted final written clearance.

"Wenn der Kunde nach 30 Tagen nicht zahlt, wird die offene Rechnung automatisch an das betriebliche Mahnwesen übergeben."

↳ If the customer does not settle payment within 30 days, the outstanding invoice is automatically routed to dunning.

"Ich lege mir diesen Vertrag auf Wiedervorlage für den 15. November, um rechtzeitig über die Kündigungsoption zu entscheiden."

↳ I will mark this contract for resubmission on November 15 to decide on the cancellation option in good time.

"Bitte nehmen Sie alle neuen Teammitglieder umgehend in den offiziellen E-Mail-Verteiler der Projektgruppe auf."

↳ Please immediately add all new team members to the official email distribution list for the project team.

"Der Sachbearbeiter verfasste einen internen Vermerk über das geführte Kundengespräch zur Ablage in der Kundenakte."

↳ The clerk prepared an internal file note regarding the client conversation for filing in the client dossier.

"Der Kundenservice prüft eingehende Reklamationen innerhalb von zwei Werktagen auf berechtigte Gewährleistungsansprüche."

↳ Customer service inspects incoming complaints within two working days to determine justified warranty claims.

"Externe Berater müssen am Monatsende einen detaillierten Tätigkeitsbericht vorlegen, um ihre Stunden abzurechnen."

↳ External consultants must submit a detailed activity report at the end of the month to bill their hours.

"Vielen Dank für Ihre Anfrage. Ich veranlasse unverzüglich die Weiterleitung an unsere Fachabteilung für Reklamationen."

↳ Thank you for your inquiry. I will promptly arrange forwarding to our specialized complaints department.