Reading and Writing B2 Beruf: Formal Business Replies
Updated: · LexDeutsch editorial team
In the "Lesen und Schreiben" part of telc B2 Beruf (20 minutes) the two belong together: understand the incoming complaint precisely (Part 1: 2 questions a/b/c) and compose a formal reply that makes a resolution possible (Part 2).
How is the letter marked in telc B2 Beruf?
Task Fulfillment (Kommunikative Aufgabenbewältigung)
Does the reply respond to every concern of the complaint and make a resolution possible? A skipped point clearly costs points here.
Communicative Design (Layout)
Adherence to DIN 5008 standard: subject line, appropriate salutation, cohesive paragraph transitions, and formal closing.
Formal Accuracy (Grammar & Spelling)
Proficiency in case endings (Dative/Accusative), subordinate verb position, passive constructs, and correct punctuation.
Range of Language (Spektrum sprachlicher Mittel)
Utilization of sophisticated business idioms, noun-verb collocations (NVV), and avoidance of colloquial expressions.
How do you answer a client letter? Exam-style cases with model answers
Reaktion auf eine Kundenbeschwerde wegen Transportschadens
Sehr geehrte Damen und Herren, am 12. Oktober erhielten wir Ihre Lieferung (Rechnung Nr. RE-89421). Beim Auspacken mussten wir feststellen, dass drei der gelieferten Bürostühle erhebliche Risse im Lederbezug aufweisen. Wir fordern Sie auf, bis spätestens Freitag mangelfreien Ersatz zu liefern, andernfalls werden wir den Kaufpreis mindern. Mit freundlichen Grüßen Klaus Wimmer (Büroservice Süd)
Dear Sir or Madam, on October 12, we received your delivery (Invoice No. RE-89421). Upon unpacking, we were forced to note that three of the delivered office chairs show significant tears in the leather upholstery. We urge you to deliver a defect-free replacement by Friday at the latest; otherwise, we will reduce the purchase price. With kind regards, Klaus Wimmer (Büroservice Süd)
Content Points of This Practice Task (Writing):
Sehr geehrter Herr Wimmer, vielen Dank für Ihre Nachricht vom 13. Oktober bezüglich der Lieferung zur Rechnungsnummer RE-89421. Wir bedauern es außerordentlich, dass drei der gelieferten Bürostühle beschädigt bei Ihnen eingetroffen sind, und bitten für die entstandenen Unannehmlichkeiten vielmals um Entschuldigung. Nach Rücksprache mit unserem Logistikdienstleister gehen wir davon aus, dass der Schaden während des Transports entstanden ist. Selbstverständlich lassen wir Sie mit diesem Problem nicht allein. Drei einwandfreie Ersatzstühle wurden bereits heute Vormittag per Express an Sie versandt und treffen planmäßig am Donnerstag, den 15. Oktober, bis 12:00 Uhr bei Ihnen ein. Den Rücktransport der beschädigten Ware übernimmt unsere Spedition kostenlos für Sie. Als kleine Wiedergutmachung für Ihren zusätzlichen Arbeitsaufwand schreiben wir Ihrem Kundenkonto eine Gutschrift in Höhe von 10 % des Rechnungsbetrages gut. Wir hoffen auf Ihr Verständnis und freuen uns auf eine weiterhin vertrauensvolle Zusammenarbeit. Mit freundlichen Grüßen Ihre Kundenservice-Leitung
Dear Mr. Wimmer, thank you very much for your message of October 13 regarding the delivery for invoice number RE-89421. We deeply regret that three of the delivered office chairs arrived damaged at your premises, and we sincerely apologize for the inconvenience caused. Following consultation with our logistics service provider, we assume that the damage occurred during transport. Naturally, we will not leave you alone with this issue. Three flawless replacement chairs were already dispatched to you via express this morning and are scheduled to arrive on Thursday, October 15, by 12:00 PM. Our freight forwarder will handle the return transport of the damaged goods completely free of charge for you. As a small token of compensation for your additional workload, we are crediting your customer account with a 10% refund on the invoice amount. We hope for your understanding and look forward to continued trusting cooperation. With kind regards, Your Customer Service Management
Commentary & Analysis:
Model answer: All 4 bullet points fully addressed. DIN 5008 layout followed. B2 vocabulary and nominal phrases.
Reaktion auf eine Mahnung wegen drohenden Lieferverzugs
Sehr geehrte Damen und Herren, mit Auftragsbestätigung vom 5. August haben Sie uns die Lieferung von 50 ergonomischen Schreibtischen für den 1. September verbindlich zugesichert. Bis heute ist die Ware nicht eingetroffen. Unser Geschäftsbetrieb wird hierdurch massiv beeinträchtigt. Wir setzen Ihnen hiermit eine letzte Nachfrist bis zum 10. September. Sollte die Lieferung bis dahin nicht erfolgen, treten wir vom Vertrag zurück und machen Schadensersatz geltend. Mit freundlichen Grüßen Martina Bergmann (Logistikleitung Alpha AG)
Dear Sir or Madam, with your order confirmation of August 5, you bindingly guaranteed the delivery of 50 ergonomic desks for September 1. To date, the goods have not arrived. Our business operations are severely impaired by this. We hereby grant you a final grace period until September 10. Should delivery fail by then, we will rescind the contract and claim damages. With kind regards, Martina Bergmann (Head of Logistics, Alpha AG)
Content Points of This Practice Task (Writing):
Sehr geehrte Frau Bergmann, vielen Dank für Ihr Schreiben vom 2. September bezüglich des Lieferverzugs bei der Auftragsbestätigung AB-7740. Wir bedauern diesen Zwischenfall zutiefst und entschuldigen uns ausdrücklich für die entstandenen Störungen Ihres Betriebsablaufs. Die Verzögerung ist auf einen unvorhersehbaren Streik bei unserem Zulieferer für Hydraulikbauteile zurückzuführen. Die fehlenden Komponenten sind jedoch gestern in unserem Werk eingetroffen, sodass die Fertigung Ihrer 50 Schreibtische mit höchster Priorität abgeschlossen wurde. Wir versichern Ihnen verbindlich, dass die Auslieferung am Dienstag, den 8. September, per Sonderfahrt erfolgt und die gesetzte Nachfrist somit sicher eingehalten wird. Um Ihren personellen Aufwand auszugleichen, bieten wir Ihnen die fachgerechte Montage vor Ort durch unsere Werkstechniker kostenfrei an. Zudem gewähren wir Ihnen auf diesen Gesamtauftrag einen Kulanzrabatt von 5 %. Wir bitten um Ihr Vertrauen und stehen für Rückfragen jederzeit gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Geschäftsleitung Möbelwerk Süd
Dear Ms. Bergmann, thank you for your letter of September 2 concerning the delivery delay on order confirmation AB-7740. We profoundly regret this incident and sincerely apologize for the disruptions caused to your company operations. The delay was caused by an unforeseeable strike at our sub-supplier for hydraulic components. However, the missing parts arrived at our plant yesterday, and manufacturing of your 50 desks was prioritized. We firmly guarantee that delivery will take place on Tuesday, September 8, via dedicated transport, comfortably meeting your deadline. To offset your internal efforts, our qualified technicians will assemble the furniture on site free of charge. Furthermore, we grant you a 5% goodwill discount on this total order. With kind regards, Executive Management, Möbelwerk Süd
Commentary & Analysis:
Model answer: binding deadline commitment, appropriate apology and a concrete goodwill offer, laid out according to DIN 5008.
Professional B2 Business Phrases for Replying to a Complaint
Standardized German business phrases following DIN 5008 for convincing complaint responses:
1Reference & Courteous Opening
- „Wir nehmen Bezug auf Ihr Schreiben vom [Datum] bezüglich der Rechnungsnummer [Nummer].“
- „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir haben Ihr Anliegen unverzüglich intern geprüft.“
- „Bezug nehmend auf Ihre Reklamation bedauern wir die Unannehmlichkeiten außerordentlich.“
2Explanation & Root Cause
- „Nach Rücksprache mit der Spedition ist der Vorfall auf einen Transportschaden zurückzuführen.“
- „Die bedauerliche Verzögerung entstand durch einen kurzfristigen Engpass beim Vorlieferanten.“
- „Aufgrund einer Systemumstellung kam es leider zu einer fehlerhaften Rechnungsstellung.“
3Remedy & Firm Timeline
- „Selbstverständlich veranlassen wir umgehend eine kostenlose Ersatzlieferung per Express.“
- „Wir garantieren Ihnen verbindlich, dass die Nachbesserung bis zum [Datum] abgeschlossen ist.“
- „Die Abholung der beschädigten Ware übernimmt unsere Partnerspedition kostenfrei für Sie.“
4Goodwill Offer & Client Retention
- „Als Zeichen unseres Bedauerns schreiben wir Ihrem Kundenkonto eine Gutschrift von 10 % gut.“
- „Um Ihren Aufwand auszugleichen, bieten wir Ihnen die Montage vor Ort kostenlos an.“
- „Wir hoffen auf Ihr Verständnis und freuen uns auf eine weiterhin vertrauensvolle Zusammenarbeit.“
DIN 5008 Copyable Blueprint
Use this universal structure for formal correspondence and exam preparation:
Firma Muster GmbH Kundenservice & Reklamationsmanagement Industriestraße 45 80339 München Empfänger: Büroservice Süd Herrn Klaus Wimmer Gartenstraße 12 70178 Stuttgart München, den 14. Oktober 2026 Ihre Nachricht vom 12. Oktober - Rechnungsnummer RE-89421 Sehr geehrter Herr Wimmer, vielen Dank für Ihre Mitteilung bezüglich der Lieferung vom 12. Oktober. Wir bedauern die entstandenen Unannehmlichkeiten außerordentlich und entschuldigen uns ausdrücklich für den Schaden an den Bürostühlen. Nach Rücksprache mit unserer Spedition wurde der Schaden durch unsachgemäßen Transport verursacht. Selbstverständlich veranlassen wir umgehend eine kostenlose Ersatzlieferung, die bis Donnerstag, den 16. Oktober, bei Ihnen eintreffen wird. Die Abholung der mangelhaften Ware erfolgt zeitgleich durch unseren Kurier. Als Zeichen unseres Bedauerns und zur Entschädigung Ihres zusätzlichen Aufwands gewähren wir Ihnen eine Gutschrift von 10 % auf den Rechnungsbetrag. Wir bitten um Ihr Verständnis und freuen uns auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit. Mit freundlichen Grüßen Muster GmbH Leitung Qualitätsmanagement
Interactive Practice Quiz: Reading & Writing Criteria (4 Questions)
Test your understanding of DIN 5008 structure, exam scoring, and response tactics:
1. Which layout adheres to DIN 5008 requirements for a business letter?
2. What does the writing task in the "Lesen und Schreiben" part of telc B2 Beruf require?
3. How many words are required for the reply to the complaint in telc B2 Beruf?
4. Which phrase expresses an authentic professional goodwill offer in a complaint response?
Frequently asked questions
How much time do you get for "Lesen und Schreiben" in telc B2 Beruf?
The subtest takes 20 minutes for both parts. LexDeutsch plan: about 3 minutes for the 2 items in Part 1, then around 15 minutes for the reply and 2 minutes to proofread. Reading and "Lesen und Schreiben" run as one 65-minute block.
Which tasks are there in "Lesen und Schreiben"?
Part 1: you read a complaint or instruction and answer 2 items with a, b or c (they count towards Reading). Part 2: you react to a complaint by email and make a resolution possible (counts towards Writing). The second writing text, a forum post, comes later in "Sprachbausteine und Schreiben".
Do I have to answer the points of the complaint in their order?
It is not strictly required, but strongly recommended. Working through the concerns in order makes sure you do not forget one and makes your reply easy for the examiner to follow.
How many words should the letter have?
No word count is set; the reply is marked against the criteria. What matters is responding to every concern. LexDeutsch tip: about 150 words – enough for every point and realistic in the short time.
What do I need to know about the DIN 5008 letter format?
The subject line has no "Betreff:" label and no full stop at the end. The salutation ends with a comma and the text on the next line starts in lower case (unless it is a noun); there is no comma after „Mit freundlichen Grüßen“.
What if I don't know a term in the client letter?
Work out the meaning from the context. Letters of complaint almost always deal with delivery delays, defective goods, wrong deliveries or billing errors.
How many points do I need in reading and writing?
Reading and writing are two of four skills worth 60 points each; Part 1 counts towards Reading, the reply towards Writing. You pass with at least 144 of 240 points in total and at least 36 of 60 in at least three of the four skills; one weaker skill is compensated if it has 24–35 points.
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