Telefontraining Deutsch im Beruf
40 Redemittel, Telefonnotiz & DIN 5008
Aktualisiert: · LexDeutsch Redaktion
Souverän, professionell und fehlerfrei auf Deutsch telefonieren: Die 5 Telefonphasen, 40 praxiserprobte Redemittel, DIN 5008 Standards, Telefonnotiz-Vorlagen für telc B2 Beruf, Reklamations-Deeskalation und Buchstabiertafel nach DIN 5009.
1. Wie läuft ein professionelles Geschäftstelefonat ab?
Jedes geschäftliche Telefonat in Deutschland folgt einer festen Dramaturgie. Wer diese Struktur beherrscht, wirkt ab der ersten Sekunde souverän und kompetent:
Meldung & professionelle Begrüßung (DIN 5008)
Der telefonische Ersteindruck: Nennen Sie immer zuerst den Firmennamen, gefolgt von Ihrer Abteilung, Ihrem vollständigen Namen und einer freundlichen Begrüßungsformel.
Anliegen erfassen, Identifikation & aktives Zuhören
Lassen Sie den Anrufer ausreden. Notieren Sie sofort den Namen des Anrufers, die Kundennummer oder das Aktenzeichen und bestätigen Sie das Verständnis durch akustische Rückkopplung.
Sachverhalt klären, Halten der Leitung & Weiterverbinden
Kündigen Sie jedes Halten der Leitung vorher an. Informieren Sie vor dem Weiterverbinden den zuständigen Kollegen über das Anliegen (Warm Transfer), damit der Kunde nicht von vorne beginnen muss.
Telefonnotiz aufnehmen / Verbindlichen Rückruf vereinbaren
Ist der gewünschte Gesprächspartner nicht erreichbar, nehmen Sie eine präzise Telefonnotiz auf. Vereinbaren Sie ein konkretes Zeitfenster für den Rückruf und notieren Sie Telefonnummer und Durchwahl.
Zusammenfassung, Vereinbarung & Verabschiedung
Fassen Sie die getroffenen Schritte in zwei Sätzen zusammen. Schließen Sie mit dem professionellen Gruß „Auf Wiederhören“ (niemals „Auf Wiedersehen“ am Telefon!).
2. Die 40 wichtigsten Telefon-Redemittel im Berufsalltag
Filtern Sie nach Gesprächsphasen oder suchen Sie nach spezifischen Situationen. Jedes Redemittel enthält Kontext, Übersetzung und einen Praxistipp:
„Guten Morgen, Firma Schmidt & Partner, mein Name ist Melanie Sommer. Was kann ich für Sie tun?“
„Hier spricht Maximilian Kraus von der Spedition HanseTrans in Hamburg.“
„Könnten Sie mich bitte mit der Abteilung Einkauf oder mit Frau Dr. Lang verbinden?“
„Mit wem habe ich das Vergnügen, bitte?“
„Ich melde mich im Auftrag unseres Geschäftsführers, Herrn Martin Vogt.“
„Entschuldigen Sie bitte die Störung, haben Sie gerade zwei Minuten Zeit für mich?“
„Vielen Dank für Ihren Rückruf, Herr Becker. Es geht um folgendes Thema:...“
„Sie sprechen mit der Zentrale. Wie kann ich Ihren Anruf am besten weiterleiten?“
„Ich rufe bezüglich unserer Bestellung mit dem Aktenzeichen B-2026-X an.“
„Könnten Sie bitte Ihren Nachnamen für unsere Akte buchstabieren?“
„Entschuldigen Sie, die Leitung ist sehr schlecht. Könnten Sie das bitte wiederholen?“
„Darf ich kurz nachhaken: Meinten Sie dreiundfünfzig oder fünfunddreißig Stück?“
„Ich buchstabiere nach DIN: Anton - Nordpol - Theodor - Otto - Nordpol (ANTON).“
„Habe ich Sie richtig verstanden, dass die Lieferung bis spätestens Freitag eintreffen muss?“
„Könnten Sie mir diesen Sachverhalt freundlicherweise kurz per E-Mail bestätigen?“
„Um welches Projekt handelt es sich genau, damit ich die richtigen Unterlagen öffne?“
„Einen kleinen Augenblick bitte, ich verbinde Sie mit meiner Kollegin, Frau Keller.“
„Bleiben Sie bitte am Apparat, ich prüfe kurz, ob Herr Dr. Meyer an seinem Platz ist.“
„Die Leitung von Herrn Fischer ist derzeit besetzt. Möchten Sie warten oder soll er zurückrufen?“
„Frau Wagner befindet sich heute im Homeoffice. Ich kann Sie gerne auf ihr Mobiltelefon durchstellen.“
„Leider ist Herr Schulz die ganze Woche auf Geschäftsreise. Kann Ihnen ein Kollege weiterhelfen?“
„Danke für Ihre Geduld. Frau Hoffmann ist nun frei, ich übergebe Sie jetzt.“
„Es tut mir leid, die Kollegin spricht gerade auf der anderen Leitung. Darf ich eine Nachricht aufnehmen?“
„Ich stelle Sie zur Zentrale zurück, falls Sie weitere Abteilungen erreichen möchten.“
„Ich verstehe Ihren Ärger über die Lieferverzögerung vollkommen. Lassen Sie uns das gemeinsam klären.“
„Es tut mir aufrichtig leid, dass Sie diese Unannehmlichkeiten hatten. Ich kümmere mich persönlich darum.“
„Darf ich Sie bitten, den Vorfall kurz sachlich zu schildern, damit ich alle Punkte erfassen kann?“
„Ich werde den Vorgang unverzüglich mit unserem Lagerleiter prüfen und Sie bis 16 Uhr anrufen.“
„Um Ihnen sofort weiterzuhelfen, schlage ich vor, dass wir eine Express-Nachlieferung veranlassen.“
„Ich bedaure die entstandenen Unannehmlichkeiten sehr. Wir schreiben Ihnen die Frachtkosten gut.“
„Wir nehmen Ihre Kritik sehr ernst und werden unsere internen Abläufe entsprechend nachschärfen.“
„Bleiben wir bitte bei einem sachlichen Ton, damit wir eine schnelle Lösung finden können.“
„Ich fasse kurz zusammen: Ich sende Ihnen das Angebot zu und Sie geben mir bis Dienstag Bescheid.“
„Gibt es darüber hinaus noch etwas, das ich im Moment für Sie tun kann?“
„Vielen Dank für Ihre Zeit und die konstruktive Zusammenarbeit.“
„Ich wünsche Ihnen noch einen erfolgreichen Arbeitstag und ein schönes Wochenende.“
„Auf Wiederhören, Frau Dr. Klein!“
„Grüßen Sie bitte Herrn Direktor Lindner herzlich von mir.“
„Ich melde mich wie vereinbart am Donnerstag um 10:00 Uhr wieder bei Ihnen.“
„Wir bleiben in Kontakt. Alles Gute für Sie und auf Wiederhören!“
3. Wie schreibt man eine Telefonnotiz?
In der Prüfung („Hören und Schreiben“: Name, Kontakt/Telefon, weitere Informationen, zu erledigen) und im Büroalltag unverzichtbar: der Aufbau einer vollständigen Telefonnotiz mit ausgefülltem Praxisbeispiel:
Frau Dr. Claudia Lang (Leitung Einkauf)
Genaue Nennung von Vorname, Nachname und Funktion zur fehlerfreien internen Weiterleitung.
Herr Thomas Berger, Spedition AlpLog GmbH, München
Firmenname und genaue Schreibweise des Nachnamens nach DIN 5009 erfassen.
07.10.2026 um 11:25 Uhr
Unverzichtbar zur Fristwahrung und für die Priorisierung von Rückrufen.
+49 (0)89 45218-34 (Durchwahl 34)
Immer durch Rücklesen verifizieren! Zahlendreher (z.B. 45 statt 54) sind Fehlerquelle Nr. 1.
Lieferverzug Frachtauftrag 8810: Teillieferung von 500 Einheiten trifft morgen bis 10 Uhr ein. Bitte um Freigabe des Lieferscheins.
Stichwortartig, präzise und mit allen relevanten Nummern (Auftragsnummer, Menge, Frist).
☒ Bitte um Rückruf heute bis 14:00 Uhr | ☐ Nur zur Kenntnisnahme | ☒ Eilt sehr
Klare Checkbox-Kennzeichnung für den Kollegen: Muss gehandelt werden oder reicht Kenntnisnahme?
4. Wie buchstabiert man am Telefon nach DIN 5009?
So übermitteln Sie Namen, E-Mail-Adressen und Aktenzeichen fehlerfrei über die Telefonleitung: Die offizielle deutsche Buchstabiertafel im Überblick:
Aachen
(Anton)Berlin
(Berta)Chemnitz
(Cäsar)Düsseldorf
(Dora)Essen
(Emil)Frankfurt
(Friedrich)Görlitz
(Gustav)Hamburg
(Heinrich)Ingolstadt
(Ida)Jena
(Julius)Köln
(Kaufmann)Leipzig
(Ludwig)München
(Martha)Nürnberg
(Nordpol)Offenbach
(Otto)Potsdam
(Paula)Quickborn
(Quelle)Rostock
(Richard)Stuttgart
(Samuel / Siegfried)Tübingen
(Theodor)Ulm
(Ulrich)Völklingen
(Viktor)Wiesbaden
(Wilhelm)Xanten
(Xanthippe)Ypsilon
(Ypsilon)Zwickau
(Zeppelin / Zacharias)Umlaut A
(Ärger)Umlaut O
(Ökonom)Umlaut U
(Übermut)Eszett
(Eszett / scharfes S)5. Die 5 typischen Telefon-Fallen im deutschen Berufsalltag
Vermeiden Sie diese klassischen Fauxpas, die im Büroalltag unprofessionell wirken oder zu teuren Missverständnissen führen:
„Auf Wiedersehen“ statt „Auf Wiederhören“ sagen
„Vielen Dank für Ihre Hilfe, Herr Müller. Auf Wiedersehen!“
„Vielen Dank für Ihre Hilfe, Herr Müller. Auf Wiederhören!“
Der unhöfliche Anrufbeginn: „Hallo, wer ist da?“
„Hallo? Ja? Wer ist denn da am Telefon?“
„Firma NovaTech, mein Name ist Thomas Weber. Mit wem spreche ich bitte?“
Zahlendreher bei Telefonnotizen ungeprüft übernehmen
Kunde sagt „fünfundvierzig“, Sie notieren hastig „54“ ohne Rücklesen.
„Ich wiederhole Ihre Nummer zur Sicherheit: vier - fünf (45). Ist das korrekt?“
Voreilige juristische Schuldanerkenntnisse bei Reklamationen
„Das tut mir leid, da hat unser Lager wohl komplett versagt, das ist unsere Schuld.“
„Ich verstehe Ihren Ärger. Ich nehme alle Daten auf und prüfe den Vorgang umgehend.“
Unangekündigtes Weiterverbinden („Cold Transfer“)
Ohne Ankündigung stumm auf die Taste „Weiterleiten“ drücken.
„Ich halte Rücksprache mit Herrn Lang und übergebe Sie jetzt mit allen Details.“
6. Interaktiver Selbsttest: Wie fit sind Sie am Telefon?
Testen Sie Ihr Wissen über Telefonstandards, DIN 5008 Regeln und Deeskalationstechniken mit sofortiger Auswertung:
Aufgabe 1Wie lautet die korrekte Reihenfolge für eine professionelle Telefonmeldung nach DIN 5008 bei eingehenden Anrufen?
Aufgabe 2Welcher Abschiedsgruß ist am Telefon im deutschen Berufsleben verbindlich vorgeschrieben?
Aufgabe 3Was versteht man im Telefon-Kundenservice unter einem „Warm Transfer“?
Aufgabe 4Ein Kunde diktiert seine Telefonnummer mit „siebenundachtzig“. Wie verhindern Sie einen Zahlendreher?
7. Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wo kommen Telefonate in der Prüfung telc Deutsch B2 Beruf vor?
Vor allem im Prüfungsteil „Hören und Schreiben“ (5 Minuten): Sie hören eine Kundennachricht einmal, wählen den Grund für den Anruf und füllen eine Telefonnotiz aus (Name, Kontakt/Telefon, weitere Informationen, zu erledigen); die Notiz bringt bis zu 6 Punkte im Schreiben. Kurze Nachrichten mit Anliegen und Bitten kommen außerdem in Hören Teil 4 vor.
Darf man am Telefon im deutschen Berufsleben „Hallo“ sagen?
Gegenüber Kunden, externen Partnern oder unbekannten Anrufern ist ein einfaches „Hallo“ zu informell. Nach DIN 5008 gilt immer die förmliche Begrüßung: „Guten Tag, [Firmenname], mein Name ist [Name]“. Ein kollegiales „Hallo“ ist nur unter vertrauten Kollegen auf gleicher Hierarchieebene üblich.
Was ist die Buchstabiertafel nach DIN 5009 und warum gibt es zwei Varianten?
Die Buchstabiertafel ordnet jedem Buchstaben ein festes Wort zu (z.B. A = Anton, B = Berta). Im Jahr 2022 wurde DIN 5009 reformiert: Statt traditioneller Vornamen nutzt die neue Fassung vorrangig deutsche Städtenamen (A = Aachen, B = Berlin, C = Chemnitz), um historische Diskriminierungen zu bereinigen. In der Praxis werden beide Varianten verstanden.
Wie deeskaliert man einen wütenden Kunden am Telefon nach der LEAF-Methode?
LEAF steht für: 1. Listen (Aktiv zuhören, ausreden lassen), 2. Empathize (Verständnis für die Situation zeigen: „Ich verstehe Ihren Ärger“), 3. Apologize (Bedauern für die Unannehmlichkeiten äußern, ohne Schuldanerkenntnis), 4. Fix (Sofortige Lösung oder verbindlichen Rückruftermin vereinbaren).
Was tun, wenn ein Anrufer zu schnell spricht oder stark dialektgefärbt ist?
Sprechen Sie selbst bewusst langsamer, ruhiger und deutlicher - Menschen passen ihr Sprechtempo unbewusst dem Gegenüber an (Spiegel-Effekt). Bitten Sie zudem höflich um Temporeduktion: „Könnten Sie bitte etwas langsamer sprechen, damit ich alle technischen Details mitschreiben kann?“
Wie lange darf man einen Kunden maximal in der Warteschleife halten?
Im professionellen deutschen Kundenservice gilt die Faustregel: Maximal 30 bis 60 Sekunden ohne Zwischenmeldung. Dauert die Recherche länger, kehrt man kurz zurück: „Ich recherchiere noch in der Datenbank. Möchten Sie kurz dranbleiben oder darf ich Sie in 10 Minuten zurückrufen?“
Weiterführende B2/C1-Leitfäden & Prüfungstrainer
Vertiefen Sie Ihr Wissen mit unseren Spezialratgebern für telc B2 Beruf.
Nomen-Verb-Verbindungen im Beruf
Funktionsverbgefüge für telc B2 & Berufsalltag mit Beispielen und Prüfungsfallen.
telc B2 Beruf Teil 1A: Über ein Thema sprechen
Ca. 2 Minuten über ein Thema sprechen, ohne Vorbereitung: 5-Phasen-Plan und 4 Musterbeiträge.
Geschäftsbriefe & E-Mails nach DIN 5008
Redemittel für Betreff, Fristsetzung und Schluss plus kopierbare Vorlagen.
Präpositionen mit Genitiv im Beruf
aufgrund, während, trotz souverän anwenden und typische Dativ-Fallen vermeiden.
Telefonnotizen mit Hörtexten im Prüfungsformat trainieren
Hören Sie berufliche Anrufe im Prüfungsformat, tippen Sie Ihre Telefonnotiz auf LexDeutsch ein: Name, Telefonnummer und Betreff werden automatisch geprüft, den Rest vergleichen Sie mit der Musterlösung.